Cinco tips para elegir su próximo sistema.

A más de uno nos ha pasado. Tal vez llegas a un nuevo puesto y estas entusiasmado por mejorar la empresa, o  simplemente un día despiertas sabiendo que es momento de resolver de fondo la forma en que trabaja todo tu equipo.  Y ahora que los sistemas son imprescindibles para prácticamente cualquier empresa, pronto te das cuenta que necesitas prestarle atención a esa aplicación que todo el mundo usa en la oficina y a las deficiencias que reportan a cada rato.

Así resulta que la mejor alternativa para la empresa es cambiar de sistema.

¿Pero cual elegir? Esto puede ser una tarea muy desafiante, incluso para los gerentes experimentados en procesos pero no en sistemas.  Peor aún, ahora que hay tantas opciones disponibles a través de la nube entrando a la vida de las empresas, ni siquiera los gerentes de sistemas son los más idóneos para buscar la mejor opción, porque solo tú, como gerente, dueño o director de la empresa sabes mejor que nadie los verdaderos retos del negocio que deben resolver los sistemas, ¿no es cierto?

En este articulo, me voy a permitir dar algunas sugerencias para evaluar sistemas.  Habiendo pasado por cualquier cantidad de cotizaciones y licitaciones para la selección de software, quisiera compartir como se viven estos procesos desde la perspectiva de nosotros, los proveedores de software que ofrecemos sistemas esenciales para administración u operación de una empresa.

Antes que nada, hay que considerar que el proceso es muy diferente si estamos hablando de una nueva empresa o de un negocio maduro.  Cuando la empresa esta arrancando, los empleados se pueden alinear fácilmente a las funciones y capacidades estándar del sistema, mientras que una organización madura normalmente ocupa que el software sea el que se alinee a los procesos ya existentes de negocio.  Esto hace una gran diferencia.

En el caso de los negocios en marcha, los comentarios más comunes que escuchamos de nuestros clientes durante las primeras entrevistas son:

• Necesitamos un sistema configurado y listo para operar
• Podemos adaptar nuestros procesos conforme vayamos avanzando
• Somos igual que cualquier otra empresa del giro
• Estos son los requerimientos indispensables y los necesitamos desde el arranque
• No se preocupen por la migración, solo ocupamos que pasen algunos datos básicos

Sin embargo, es importante que como clientes sepan lo que realmente puede a suceder:

1. Necesitamos un sistema configurado y listo para operar. Posiblemente aplica a una nueva empresa, pero esto nunca funciona para un negocio maduro o con tiempo en marcha. Para cualquier sistema estratégico, es común terminar con adecuaciones a medida, atajos y rodeos forzados o clientes potencialmente insatisfechos.

Nuestro tip: Busca el sistema que les dé la mejor cobertura, sin caer en la ilusión de que tendrán un 100% de cumplimiento.  Es muy común que los core systems de cualquier giro alcancen cuando bien les va, un 70% de los requerimientos del negocio.

2. Podemos adaptar nuestros procesos conforme vayamos avanzando. Esto siempre funciona durante la etapa de selección y la etapa de análisis, mientras estamos definiendo el “como-es” (“as-is”) y el “debe-ser” (“to-be”) del negocio.  Las dificultades empiezan cuando entramos en la etapa de capacitación y aceptación del sistema, cuando los usuarios finales del sistema – los empleados de la empresa –no están preparados para el cambio o en ocasiones, ni siquiera quieren aceptarlo.

Nuestro tip: El respaldo de la dirección y las gerencias, más una estrategia temprana para administrar el cambio es fundamental.  Cuando elijan su nuevo gran sistema, busquen proveedores que tengan un entendimiento profundo de su sector o industria y que sea bueno para manejar el cambio.

3. Somos igual que cualquier otra empresa del giro. Como proveedores de sistemas, tenemos la fortuna de ver muchas compañías desde adentro – conociendo sus procesos, sus controles, su gente, su cultura y todo lo que las rodea. Esto nos permite entender que por mucho que se parezcan, las empresas son muy diferentes entre sí. Por eso no nos sorprende cuando los clientes se dan cuenta que el “proceso estándar del sistema” es muy diferente a “Su proceso estándar”.  Cada empresa es muy especial, sin importar que tan estandarizada crean que esta.

Nuestro tip: Considere que tan flexible son los sistemas evaluados y seleccione los que sean suficientemente adaptables a su forma de hacer negocios.  Hay que recordar que estas distinciones son muchas veces es su principal ventaja competitiva.

4. Estos son los requerimientos indispensables y los necesitamos desde el arranque. Normalmente, esto significa que buscan una estrategia de “Big Bang”, que puede ser riesgosa. Todas las metodologías y la experiencia misma recomiendan llevar los grandes cambios con pasos pequeños para lograr el éxito.  Si el alcance en muy grande o se requieren muchas pruebas para tener un Big Bang exitoso, es muy posible que no cumplamos las fechas comprometidas o haya que estar reprogramando los procesos de implementación.

Nuestro tip. Cuando seleccione cualquier sistema, busque que sea modular y explore la posibilidad de implementar el sistema por etapas.  Empiece con la funcionalidad básica que es crucial para su negocio ahora y vaya agregando módulos o funcionalidades conforme avance.

5. No se preocupen por la migración, solo ocupamos que pasen algunos datos básicos. Las migraciones de datos siempre son subestimadas y terminan destrozando los presupuestos o dejándonos con sistemas legacy corriendo en paralelo “para revisar los datos históricos”.

Nuestro tip: Cuando elija un sistema, busque que tenga herramientas para ayudar a migrar la información y pregunte qué tan flexible es la estructura de datos para acomodar su información histórica.

Espero que estos tips sirvan de orientación para todos los que están buscando nuevos aplicativos o están próximos a cambiar los sistemas en su empresa.

Les deseo mucha suerte y ojala que las experiencias que compartimos les sean de ayuda para identificar los puntos críticos lograr éxito en su proyecto.